Manual de Ética e de Conduta

Elaborado por Fernando Segovia Sociedade Individual de Advocacia.

MENSAGEM DO DIRIGENTE

Prezados funcionários, prestadores de serviços, fornecedores e clientes,

É com orgulho que apresento o nosso Manual de Conduta. É a base que funda o que queremos dar para a nossa empresa. Com ele, queremos que todos os que trabalham conosco e que nos representam, conheçam quais comportamentos são ou não aceitáveis e estão de acordo com nossos valores de integridade.

Sempre prezei pela conduta ética em todas as relações de trabalho nos mais de vinte anos de advocacia, no entanto, nesse momento, partilhamos com toda a sociedade que trabalharemos sempre conforme as regras, seguimos as leis e somos íntegros, não aceitando nenhum tipo de conduta que fira os princípios éticos e profissionais.

Desse modo, melhorando ainda mais a nossa empresa e deixaremos ainda mais claro para nossos clientes e colaboradores o nosso compromisso com a qualidade dos produtos e serviços prestados. Conto com cada um de vocês nesse desafio!

Cordiais saudações, Paulo Chuery.

SUMÁRIO

1.INTRODUÇÃO ..................................................... 3

1.1 Quem somos

1.2 A quem se aplica este manual

2. DIRETRIZES DE RELACIONAMENTO COM COLABORADORES ............................................... 3

2.1 Conflitos de interesse

2.2 Contratação de pessoas

2.3 Discriminação e assédio

2.4 Utilização de informações privilegiadas

2.5 Participação política e sindicatos

2.6 Uso de sistemas e equipamentos

3. DIRETRIZES RELACIONAMENTO COM TERCEIROS ........................... 5

3.1 Relacionamento com a Administração Pública e seus agentes

3.2 Combate à corrupção

3.3 Doações e patrocínios

3.4 Hospitalidade e brindes

4. COMPLIANCE ............................................................. 7

4.1 Objetivos

4.2 Medidas disciplinares

4.3 Comitê de Ética e Compliance

4.4 Proteção de dados

5. COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO ............................. 8

6. CANAL DE ÉTICA, TRANSPARÊNCIA E DENÚNCIA...... 8

6.1 Caminhos da Denúncia

7. REVISÕES E ATUALIZAÇÕES DESTE MANUAL ............ 9

8. ANEXO ........................................................................ 9

1. INTRODUÇÃO

Este Manual de Conduta tem como objetivo orientar nossos funcionários, prestadores de serviço, fornecedores e clientes quanto aos valores praticados pelo Escritório de Advocacia – Paulo Chuery Sociedade Individual de Advocacia. Aqui estão contidas as expectativas da Alta Administração do Escritório em relação à conduta que deve ser praticada na empresa e fora dela, por todos que atuam em seu nome, sempre alinhada com a missão, visão e valores da organização.

1.1 Quem somos

O Escritório está sediada em Brasília-DF e possui mais de ...... anos de experiência na advocacia empresarial junto aos Tribunais Superiores, sempre atuante e combativo em defesa dos clientes na sua área de atuação.

Nossa missão é levar aos clientes a melhor defesa em suas causas, com preço justo e buscando as parcerias necessárias para a conquista desse objetivo; e Promover a Justiça para a sociedade. Trabalhando de forma eficaz na análise das demandas, buscando soluções técnicas e jurídicas, em vias administrativas e judiciais, possibilitando com rapidez e eficiência a defesa dos interesses dos nossos clientes.

1.2 A quem se aplica este manual

Aplica-se a todos que trabalham no Escritório de Advocacia, dentro e fora dele, nos mais diversos setores e cargos, levando o nome da empresa para clientes e parceiros. Vale também para todos que prestam serviços como por exemplo: contábeis, internet e etc..., sem exceção.

2 DIRETRIZES DE RELACIONAMENTO COM OS COLABORADORES

Uma das nossas prioridades é criar um ambiente de trabalho seguro e saudável para nossos colaboradores por meio do respeito e da transparência. Para tanto, seguimos todas as regras e legislações aplicáveis e demandamos o mesmo dos nossos funcionários.

Ser cordial, respeitoso, cumprir a jornada de trabalho de modo pontual, com uso de equipamentos de proteção e uniformes (quando for o caso), além do constante zelo pela qualidade, são atitudes muito bem-vindas em nossa empresa. Com este manual esperamos deixar claras nossas expectativas em relação a condutas aceitas e eventuais punições em caso de descumprimento. Isso porque, a imagem do Escritório de Advocacia é o somatório das imagens de cada um de nossos colaboradores e de suas atitudes.

2.1 Conflitos de interesse

É toda situação em que um motivo pessoal pode interferir na decisão profissional de um colaborador, causando prejuízo paro Escritório de Advocacia. Exemplo: No processo de escolha de fornecedor de um item da cesta optar por comprar com um amigo ou parente que fornece o determinado produto. Mesmo que esse fornecedor ofereça o melhor produto e preço, tal decisão pode ser questionada por outros colaboradores e gerar dúvida quanto à isenção na escolha.

Para dar mais transparência ao processo recomenda-se: a) reportar o conflito ao superior hierárquico; b) dividir com ele ou transferir a ele a responsabilidade da decisão; c) observar as políticas vigentes; d) documentar os motivos da escolha e o responsável por ela, dando transparência ao processo.

2 DIRETRIZES DE RELACIONAMENTO COM COLABORADORES

2.2 Contratação de pessoas

Somos um time! Nossa premissa é contratar pessoas com esse espírito e que queiram somar e crescer conosco. Para isso, procuramos valores como ética, honestidade e dedicação. Temos por hábito manter nossos talentos entre nós por muito tempo e, por isso, incentivamos a indicação de profissionais para compor nossa equipe.

Apesar disso, todos passam pelo mesmo processo seletivo com entrega de currículo e entrevista, ou seja, conhecer alguém na empresa não é certeza da contratação mas pode sim ajudar.

Em atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados

(Lei nº 13.709/18), a LGPD, tanto nas entrevistas quanto nas contratações e preenchimentos de fichas cadastrais, optamos por solicitar dados e informações dos funcionários que atendam aos princípios legais de adequação, finalidade, necessidade, transparência e segurança, entre outros.

Não coletamos ou armazenamos dados sensíveis sem necessidade, mas apenas em cumprimento de obrigação legal.

Também solicitamos consentimento por escrito para todos os compartilhamentos necessários. Nossos contratos de prestação de serviços terceirizados possuem cláusulas de confidencialidade e não compartilhamento de dados.

Além disso, nos casos de uso de documentos físicos, como pastas funcionais, por exemplo, possuímos um arquivo trancado, com acesso restrito somente a funcionários treinados quanto às exigências da LGPD.

2.3 Discriminação e assédio

Entre as políticas de recursos humanos destacamos que repudiamos qualquer tipo de assédio, seja ele moral, sexual ou hierárquico. Não aceitamos demonstrações de preconceito e discriminação em virtude de raça, credo, filiação política, gênero, orientação sexual ou de qualquer outra natureza.

Nesse sentido, nos comprometemos a investigar, combater e punir qualquer incidente de assédio ou discriminação. Lembrando que nossos canais de denúncias estão prontos a receber qualquer relato de atitude discriminatória vivida ou presenciada por nossos funcionários.

Para isso, basta enviar e-mail para compliance@ (Vanessa temos que colocar nosso domínio) criar um e-mail para denuncias

Lembrando que: não é preciso se identificar!

2.4 Utilização de informações privilegiadas

É proibido o uso ou divulgação de informações privilegiadas por colaboradores para proveito próprio ou de terceiros.

Não é permitido falar sobre assuntos sigilosos da empresa nem mesmo fora dela e em momentos de lazer, sob pena de responsabilização.

2.5 Uso de sistemas e equipamentos

É responsabilidade do colaborador zelar pelo bom uso de equipamentos e sistemas do escritório. Lembramos que as senhas de entrada possuem níveis de alçada e são pessoais, não podendo ser compartilhadas com ninguém, mesmo em casos de licenças ou férias.

O uso dos nossos computadores e telefones deve ser restrito a fins profissionais sendo vedado o uso para redes sociais, mensagens de corrente, discriminatórias ou obscenas.

Lembramos que podemos acessar registros eletrônicos dos nossos colaboradores numa eventual investigação interna.

Também entram na categoria de bens da empresa os veículos, ferramentas, estoque de produtos e tudo que tenha custo de aquisição e manutenção.

O uso de qualquer dos recursos de propriedade do para fins pessoais, sem autorização prévia, é proibido e pode gerar penalidades. Também não é permitido levar para casa nenhum equipamento ou item do estoque sem autorização prévia dos superiores hierárquicos.

3 DIRETRIZES DE RELACIONAMENTO COM TERCEIROS

Assim como fazemos dentro da empresa devemos tratar terceiros (clientes, prestadores de serviço e parceiros) com gentileza, respeito e transparência. Cada vez que nos dirigimos a eles, seja por e-mail, telefone, mensagem de texto ou pessoalmente, falamos em nome do escritório de advocacia e contribuímos ou não para a boa imagem da empresa.

3.1 Relacionamento com a administração pública e seus agentes

Como integrantes de uma empresa íntegra, optamos pela retidão nas relações com os governos federal, estadual e municipal. Participamos de licitações presenciais e eletrônicas sempre pautados pela transparência nos processos, propostas e contratos pois prezamos pelo bom uso do dinheiro público e pelo interesse coletivo.

Não concordamos, participamos ou permitimos qualquer tipo de combinação de preços, conluio ou prática de suborno nos procedimentos licitatórios que participamos. Não encorajamos ou possuímos qualquer vínculo com integrantes de comissão de licitação.

Em função de todo o exposto, reafirmamos que aqui no escritório de advocacia é proibido receber ou oferecer vantagem a agente público para a assinatura de contratos ou concessão de qualquer autorização, alvará ou permissão. Em situações de fiscalização por parte de órgãos públicos, nossa postura será sempre colaborativa, prestando esclarecimentos e promovendo as adequações solicitadas, quando for o caso.

Como forma de dar transparência a todas as interfaces com o poder público orientamos nossos funcionários e colaboradores a documentarem todas as comunicações por escrito. Dessa forma, não caberá dúvida quanto a lisura e postura ética de nossa empresa. A descoberta de qualquer atitude em contrário a esses valores por parte de nossos funcionários é passível de punição.

3.2 Combate à corrupção

Para o escritório de advocacia Paulo Chuery corrupção é um tema tratado à sério!

Somos pautados pela integridade e pela ética em todas as nossas atitudes e, por isso, não admitimos outra postura por parte de nossos funcionários e colaboradores.

É proibido insinuar, prometer, oferecer, dar ou aceitar dinheiro, produtos, serviços ou qualquer outra vantagem a pessoa ou empresa que se apresente em nome de funcionário ou órgão público. Por vantagem indevida entende-se presentes, favorecimento, viagens ou jantares e entretenimento.

Atuamos dentro das exigências legais com emissão de notas fiscais, recolhimento de tributos e pagamento de impostos. Entendemos que só dando um bom exemplo é possível cobrar seriedade e honestidade de nossos governantes.

3.3 Doações e patrocínios

O escritório de advocacia realiza doações a entidades de cunho social e filantrópico nas comunidades em que se encontra inserida. Não realizamos, no entanto, doações a candidatos e partidos políticos, pessoas politicamente expostas ou a qualquer órgão público. A análise das instituições que serão beneficiadas segue o critério da transparência e é acompanhado de perto pelo setor de compliance.

3.4 Entendemos o aspecto cultural da política de hospitalidade, brindes e presentes em nosso país, mas acreditamos ser preciso criar limites para tal prática. Com esse objetivo, estipulamos o valor máximo de R$300,00 para recebimento e entrega de presentes e brindes em nossa empresa.

Brindes, presentes e custeio de despesas como jantares e viagens podem configurar pagamento de vantagem indevida. Aquele ingresso para assistir ao jogo do seu time preferido no camarote pago por um fornecedor também. Na dúvida consulte sempre o nosso setor de compliance.

4 COMPLIANCE

O escritório de advocacia Paulo Chuery, na vanguarda das boas práticas de gestão, decidiu investir em compliance, que nada mais é do que estar em conformidade com as leis e normas, adotando medidas de integridade dentro e fora da empresa e em todos os contratos e relacionamentos.

4.1 Objetivos

O objetivo do compliance, além de garantir a obediência às leis e regras estabelecidas, é defender os interesses do escritório de advocacia. Isso ocorre quando o setor avalia processos, corrige falhas existentes, revê contratos, analisa riscos e zela pela imagem e reputação da empresa.

Também é tarefa do compliance criar políticas, analisar denúncias, investigar internamente em busca de eventuais culpados e sugerir punições, quando for o caso.

Além disso, é preciso aprender com os erros e melhorar processos para evitar que ocorram novamente. Tudo isso garante a sustentabilidade para a empresa ao longo dos anos.

4.2 Medidas disciplinares

Colaboradores que violarem as regras internas do escritório de advocacia e as leis em nosso país estão sujeitos a punições disciplinares, civis e até penais, se for o caso. A nossa empresa tem entre seus princípios morais e éticos o reporte de desvios de conduta às autoridades responsáveis.

Todos os processos de investigação e aplicação de punições dentro da nossa instituição contemplam os princípios constitucionais do contraditório e da ampla defesa.

Em caso de ato irregular comprovado e cometido por empregado, este poderá ser advertido, suspenso, demitido sem e com justa causa. Em caso de prestador de serviço, pode haver a rescisão contratual.

4.3 Comitê de Ética e Compliance

É composto por 1 (um) integrante, sendo ele o compliance officer.

Reúne-se periodicamente com o diretor/proprietário do escritório de advocacia para falar de ética e integridade, definir estratégias e treinamentos e decidir sobre eventuais punições em casos de descumprimento das regras da empresa.

4.4 Proteção de dados

Entre nossos compromissos firmados está a proteção dos dados pessoais de funcionários, terceiros, colaboradores e clientes. Dessa forma, trabalhamos incansavelmente pelo atendimento às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados, Lei nº 13.709/18, por meio de investimentos em segurança da informação, obtenção de consentimento por escrito dos detentores de dados quando necessário, privacidade das informações pessoais e atenção aos princípios previstos no artigo 6º da referida lei, tais como finalidade, necessidade, adequação, segurança, transparência, não discriminação, prevenção e responsabilização, entre outros.

Também revisamos todos os contratos com prestadores de serviços incluindo cláusulas de confidencialidade e não compartilhamento de dados pessoais.

Nos casos em que há necessidade de guarda de documentação física, tomamos o cuidado de manter em arquivos fechados com chave e acesso apenas a funcionários treinados em LGPD.

Caso ocorra vazamento de dados pessoais temos como premissa o reporte imediato ao titular das informações e à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

5 COMUNICAÇÃO E TREINAMENTO

Assumimos o compromisso de treinar periodicamente os antigos e novos funcionários para garantir que todos tenham ciência das leis que regem nossa atuação e das políticas praticadas pelo escritório.

É de responsabilidade dos chefes de cada setor promover ou solicitar treinamentos necessários tanto para novas contratações quanto de reciclagem, quando for necessário.

Para solicitar treinamentos, procure o nosso setor de compliance.

6 CANAL DE ÉTICA, TRANSPARÊNCIA E DENÚNCIA

Possuímos um canal de denúncia e de informação para garantir acesso universal a funcionários, colaboradores, fornecedores e clientes.

A empresa mantém um e-mail exclusivo dedicado a denúncias, críticas e sugestões: compliance@chuerysegoviacarvalho.adv.br

Tais comunicações podem ser feitas por pessoas de dentro e de fora da empresa, sem a necessidade de identificação. O anonimato visa garantir a não retaliação ao autor e incentivar denúncias de boa-fé.

Uma vez feita a denúncia, a área de compliance iniciará a apuração dos fatos e, se comprovada a conduta irregular, fará o reporte ao Comitê de Ética e Compliance para a definição de punições cabíveis. Caso não fique comprovado o cometimento de irregularidade a denúncia será arquivada.

O canal de denúncias pode e deve ser usado para avisar de fraudes, furtos, roubos de mercadorias, vazamento de informações privilegiadas, assédio, discriminação e qualquer violação das políticas internas. Ele também pode e deve ser usado para relatar situações proibidas por lei como prometer, oferecer ou dar vantagem indevida a agente público, ou a terceira pessoa a ele relacionada; e atuar na frustrando ou fraudando processos licitatórios.

É importante frisar que, ao mesmo tempo que não toleramos atitudes desconformes, também não compactuamos com acusações vazias e sem comprovação. É preciso ter responsabilidade quanto às denúncias feitas. O falso reporte também pode ser punido.

6.1 Caminho da denúncia

Para garantir que todos saibam como tratamos as denúncias dentro da nossa empresa criamos este fluxograma abaixo. Em caso de dúvidas, consulte o setor de compliance.

Denúncia. Compliance Officer: Recebe, analisa e investiga. Faz relatório e encaminha ao Diretor do Escritório que decide com base no relatório apresentado.

7 REVISÕES E ATUALIZAÇÕES DESTE MANUAL

O presente Manual de Conduta é válido até que se faça necessária uma revisão de seu conteúdo, tanto por mudança legislativa quanto por alteração na cultura organizacional.

Como uma empresa é fruto das circunstâncias e passa por frequentes mudanças e revisão periódica dos riscos a que está exposta (análise feita pelo setor de compliance), é possível que alterações se façam necessárias e, com isso, novo treinamento e conscientização dos colaboradores serão realizados.

Lembramos que manter viva a cultura da integridade e da ética dentro escritório de advocacia Paulo Chuery é tarefa de todos nós!

8 ANEXO

TERMO DE COMPROMISSO E CIÊNCIA

Eu, _____________________________________________, portador do documento de identidade nº ____________________, expedido por __________, e inscrito no CPF nº ____________________________________, declaro que tenho ciência do Manual de Conduta, que faz parte do Programa de Integridade do escritório de advocacia Paulo Chuery; que fui treinado quanto ao seu conteúdo; que tenho conhecimento das consequências do não cumprimento das determinações nele contidas; e me comprometo a agir de acordo com o que está descrito no documento e é esperado de mim pelo escritório, zelando pela integridade e ética em todas as relações, sempre que estiver representando o escritório de advocacia.

Brasília, _______ de ____________ de 20____.

_______________________________________________

Nome:

CPF: